Minden, amit a nagyvilág rólunk lát, hall, ami összeköthető a cégünkkel, legyen az bármilyen apróság is, az arculatunk része, így a brand-ünket erősíti, de akár gyengítheti is. Nem is olyan régen még postára futkostunk, így tartottuk a kapcsolatot az ügyfelekkel, ma ennek sokkal gyorsabb módja az e-mail.
Kezdő vállalkozóként a cégünkben mindent mi csinálunk. Mi vagyunk az igazgató, a dolgozó, az asszisztens, a pénzügyes, az informatikus, a marketinges. Marketingesként pedig kötelességünk a cégünket a lehető legjobb színben feltűntetni.
A papír alapú világban fejléces levélpapírt használtunk. Ha akkor fontos volt a levelünk megjelenése, akkor most is fontos.
Amikor megnyitunk egy levelet agyunk elsőként a dizájnt fogadja be. Önkéntelenül végig pásztázzuk a levelet és mielőtt olvasni kezdenénk, szemünk átfut a képi elemeken. Ezért nagyon fontos, hogy egy marketing levél gusztusos legyen, de ez nem elhanyagolható egy egyszerű e-mail esetében sem.
Amikor csak levelezek egy ügyféllel nem fogok minden levelemet grafikussal megrajzolttani, azonban ilyenkor is egy szépen elrendezett, informatív aláírás más benyomást fog kelteni a partnerünkben mint egy lazán odafirkantott csá.
Mit tartalmazzon az aláírás?
Hogy mi kerül az aláírásunkba nagyban függ attól, hogy milyen természetű vállalkozásról van szó. Egy nagyvállalati vezető esetében más a fontos mint egy kézműves egyéni vállalkozónál.
A lényeg, hogy rendezett, informatív, mégis lényegre törő legyen. Nem szabad fölösleges dolgokkal tele zsúfolnunk, elegendő három-négy sor.
Legyen benne a neved, ha az üzlet szempontjából fontos, a beosztásod. Az elérhetőségek felsorolásánál abból indulj ki, hogy hogyan tartod a kapcsolatot a partnereiddel. Az e-mail címedet fölösleges beleírnod, hisz a levelet erről a címről küldted. A postai cím is csak akkor kerüljön az aláírásba, ha nem online a vállalkozásod, ha lényeges, hogy fizikailag is megtaláljanak. Ha a munkáddal kapcsolatban nem akarsz telefonhívásokat, akkor a telefonszámodat se add meg. Viszont, ha a közösségi médiára épül a vállalkozásod, akkor jó, ha az ezekhez tartozó ikonokat, linkeket is tartalmazza az aláírás.
Mivel az emberi agy keresi az arcot, ha van egy kedves, jóminőségű portréd, azt érdemes elhelyezned, hisz ezzel is kelthetsz jó benyomást az ügyfeleidben, vagy ha még sosem találkoztatok, tudat alatt érezheti úgy, hogy már ismer.
A céges logó sokat adhat a profi megjelenéshez, de nem árt óvatosan bánni vele, mert könnyen a rendezettség kárára is válhat.
Hogyan nézzen ki az aláírás?
Alapszabály itt is, hogy a kevesebb több. Próbáljunk mind a színek, mind a betűtípusok, méretek tekintetében mértékletességre törekedni. Jó, ha az arculatunk színei, betűtípusai jelennek meg, de csak akkor, ha az aláírásunk finoman meg tud húzódni a háttérben.
Ha túl színes az aláírás olvashatatlan lesz, ráadásul elvonhatja a figyelmet a levélről. A színek koncentráljanak csak a lényegi részek kiemelésére. Fontokból elegendő egyfélét használni, inkább a félkövér betűkkel, illetve a betűk méretével emeljük ki a hangsúlyos részeket.
Aláírás készítő alkalmazások
A neten nagyon sok online aláírás készítő alkalmazás található. Akkor is érdemes megnézni őket, ha magad akarod az aláírásodat elkészíteni, hiszen ötleteket meríteni, inspirálódni nagyon jól lehet. Van, ami ingyenes, van, ahová be kell regisztrálni és az igazán mutatós sablonokért fizetni is kell. A következő három oldalt találomra választottam ki:
Hubspot – free e-mail signature generator
My signature
Sigstr
Egy nagyon egyszerű aláírással is jobbak lehetünk mint nélküle:
Ez a generált aláírás kicsivel több:
Ez viszont határeset, elvonhatja a figyelmet a levélről:
